Als jij een zakelijke verhuizing of particuliere verhuizing de planning hebt staan, is het aan te raden een handige checklist te gebruiken om er zeker van te zijn dat je geen belangrijke dingen vergeet in het hele traject. Er vinden in Nederland jaarlijks zon 25.000 bedrijfsverhuizingen plaats. Je kunt je voorstellen dat er bij al die verhuizingen een hoop stress komt kijken en dat er een hoop coördinatie nodig is om het goed te laten verlopen. Om er voor te zorgen dat het ook vlekkeloos verloopt, vindt je in dit artikel een checklist waar mee je, van begin tot eind, kunt kijken of je nog de goede kant op gaat. Door te ontdekken waar je op moet letten bespaar je namelijk een hoop tijd en geld.
De eerste tip die we je geven is om van tevoren te beslissen of je de verhuizing zelf uitvoert of dat je deze wilt uitbesteden. Het uitbesteden van een verhuizing kan je namelijk een hoop stress en tijd besparen. Het vergelijken van de twee mogelijkheden kost natuurlijk niks, dus maak hier ook gebruik van. Je kunt namelijk gemakkelijk een aantal gratis prijsopgaven ontvangen van verschillende voordelige verhuisbedrijven.
Checklist
De eerste check: het kiezen van een passende bedrijfsruimte.
- Jouw budget voor de gehele verhuizing bepalen
- Als de nieuwe bedrijfsruimte geschikt is, nagaan of het pand is voorzien van de nodige voorzieningen. Denk hierbij onder andere aan airco, zonwering, (brand)beveiliging en verwarming
- Wat ben je maandelijks kwijt aan huur of afbetaling van je pand, kijkend naar je budget?
- Wat ben je maandelijks kwijt aan service?
- Huur je een pand? Hoe lang is het opzegtermijn van het contract?
De tweede check: het inrichten van je bedrijfsruimte.
- Heb je nieuwe spullen nodig, of heb je deze al? Denk hierbij onder andere aan bureaus, kasten, meubels voor opslag, printers en apparatuur voor telefonie of andere dingen
- Moet de vloerbedekking vervangen worden?
- Is alle verlichting in het pand goed?
- Is raambekleding nodig, en zo ja, is deze aanwezig?
- Is er een kluis nodig, en zo ja, is deze aanwezig?
- Het inrichten van de vergaderruimtes
- Het aanschaffen van schoonmaakspullen of het regelen van schoonmakers
- Het aanschaffen van keukenaccessoires zoals een koffiemachine, servies, een afwasmachine en een waterkoker
- Is er intercom nodig, en zo ja, is deze aanwezig?
De derde check: de verhuizing zelf.
- Het beëindigen van de huurovereenkomst
- Het vergelijken van offertes van verhuisbedrijven en daar een keuze uit maken
- Het maken van afspraken met het verhuisbedrijf
- Het opstellen van een draaiboek
- Vaststellen wat er allemaal mee gaat, noteer wat je kunt gebruiken en wat niet
- Vaststellen wanneer er wordt ingepakt door het verhuisbedrijf
- Uitzoeken welk personeel er beschikbaar is voor hulp tijdens de verhuizing
- Het op de hoogte houden van het personeel
- Het informeren van de buren van zowel het oude pand als het nieuwe pand
- Het verzorgen van lunch voor tijdens de verhuizing
- Het evalueren van de verhuizing
En last, but not least, de vierde check: juridische aspecten
- Is de huurovereenkomst in orde?
- Is er een vestigingsvergunning aanwezig?
- Zijn de nieuwe gegevens doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KVK)?
- Het aangeven van de verhuizing bij de belastingdienst
- Het verzekeren van de verhuizing
- Adreswijzingen doorgeven aan contacten, klanten, de bank en op de website